Le conseil management Excilience

La stratégie du “oui mais” !

On a tous eu l'occasion de se sentir un peu dépassé par notre charge de travail. Pour certains d'entre nous il s’agit même d’une difficulté chronique. Pourtant, il existe plusieurs leviers pour mieux "gérer" cette charge. Le premier (simple en apparence) est d'apprendre à dire non, et un autre, plus facile en réalité, est de savoir dire "oui mais". En effet, c’est le « mais » qui permet de définir les conditions à remplir pour vous assurer le succès, de reprendre le contrôle sur le périmètre de vos actions et ne pas subir la situation.

Les conditions de la réussite sont de 4 ordres :

1.       Changer les délais : « Oui j'accepte mais dans une semaine… ou en décalant notre revue sur le dossier X »

En proposant des délais qui vous semblent réalistes, vous apportez une solution tout en vous permettant d’être dans une situation qui puisse vous convenir et ne pas générer trop de pression.

2.       Avoir de l’aide : « Oui, j'accepte si le stagiaire du département peut m’aider »

Il est primordial de savoir demander du soutien ou l’aide nécessaire à la réussite de vos projets. Demander de l’aide n’est pas un aveu de faiblesse mais démontre au contraire votre capacité à travailler en équipe.

3.       Adapter la qualité : « Oui j’accepte mais je pourrai le faire (ou faire un autre dossier) qu' avec un niveau de qualité acceptable ("just right") mais pas parfait. » (si vous êtes trop perfectionniste, il y a des chances pour que ce soit déjà super...!!) 

Nous n’avons pas tous la même perception de la qualité et il est important d’en avoir conscience et d’abandonner l’idée de perfection. La qualité est un élément important du travail que vous pouvait délivrer, mais il n’est pas le seul. Savoir être réactif et s’adapter en fonction de vos délais sera toujours un atout.

4.       Proposer un arbitrage : « oui, j’accepte mais je propose que Mr X prenne le dossier Z à ma place ».

Il s’agit de gérer le périmètre de vos activités en sachant dire oui mais également non.

Cette stratégie est à mettre en place et aussi à apprendre à vos équipes. Savoir gérer les attentes et gérer son temps sont les éléments clefs d'une belle carrière !

Pour aller plus loin pour les anglophones, “9 Ways to Say No to Busywork and Unrealistic Deadlines,” par Elizabeth Grace Saunders

Bonne lecture.

Diane

Le conseil management Excilience

Profiter de ces turbulences pour apprendre

Travailler à distance en pleine crise rend plus difficile que jamais le fait de faire « grandir » vos équipes tant sur les aspects de savoir-faire que de savoir-être. Pourtant, cela peut être l’occasion de leur proposer d’autres approches pour prendre de la hauteur, et se former.

Quelques idées ici de micro-formations (formations en « petites bouchées ») permettant d’aborder un seul sujet en moins de 20 minutes. Elles peuvent couvrir un outil, un comportement ou une compétence spécifique et ces micro-formations sont bien sur une source de développement personnel mais aussi un outil efficace d’animation d’équipe à distance :

·      Proposer des sources de savoir à vos équipes et les laisser choisir. Ces sources peuvent être incroyablement diverses. En lançant cette initiative, vous autorisez chacun à aller sur du long terme et valorisez la compétence. Nous vous proposons des suggestions ci-dessous. N’hésitez pas à contribuer à cette liste !

·      Utiliser un système d’« apprentissage croisé » (« peer learning » ou « reverse mentoring ») entre des personnes de votre équipe qui ont des compétences différentes et leur proposer de se former les uns les autres pour accroitre la polyvalence tout en mettant en valeur les compétences de chacun. Cela peut aller du partage de savoir sur des outils (les macros sur Excel, publications linkedin…) ou sur un sujet plus technique.

·      Proposer à chacun de partager en 10’ ce qu’il a appris voire de mener de courtes discussions sur le sujet. Ils apprennent, développent leur compétence de présentation et partagent leurs découvertes dans un esprit de collaboration.

Renforcer une culture d'apprentissage permanent dans cette période atypique gardera votre équipe engagée et compétente alors même qu'elle travaille à domicile.

Nos sources préférées :

Le grand classique des conférences : Conférences TED ou TEDx (i.e. version franchisée). En tant que team leader, choisissez-en une et proposez à votre équipe de la regarder en amont, afin de prendre 10’ dans votre prochaine réunion d’équipe pour échanger. Par ex : Y. Morieux sur la collaboration et les règles ou M. Kimmel- Pourquoi la diversité est bonne pour les hommes aussi  ou le TED X J'arrête de Râler- M Lewicki

Livres/Articles : Proposez : des articles rapides en ligne : Site de la version française de la Harvard Business Review sur le management, leadership ou innovation 

o  Des livres audio : Sur ce site vous trouverez pleins de sources de livre audio gratuit à écouter : Recap des livres audio 

o  Des livres à commander pour votre liseuse via Fnac.com, Koober, Amazon

Vous pouvez également demander par exemple aux membres de votre équipe de partager leurs coups de cœur.

Proposez un cours en ligne via un MooC (Massive online course) Faites une revue des cours disponibles sur les plateformes de votre entreprise, si elle en a, ou alors sur les sites extérieurs type Coursera etc. Les possibilités de formation sont immenses via ces outils !

Les podcast de développement personnel. Il y en a plusieurs de disponibles. Nous aimons beaucoup « Change ma vie » qui propose des outils de développement applicables facilement dans l’environnement personnel et professionnel. C’est également un outil précieux pour accompagner les équipes en période de stress.

Les Tutos : Devenez un as sur vos outils informatiques gratuits via des tutos https://fr.tuto.com/tuto-gratuit.htm

Vous l’aurez compris, la distance ne réduit pas les possibilités de développement et d’apprentissage. C’est au contraire une vraie opportunité. L’idée c’est vraiment que tout le monde y trouve son compte. N’hésitez pas à partager vos sources préférées !

Ce conseil est adapté de l’ouvrage “8 Ways to Manage Your Team While Social Distancing,” de Timothy R. Clark 

Le conseil management Excilience

Êtes-vous, ainsi que votre équipe, prêts à travailler depuis votre domicile ?

Une crise, telle que celle du Covid-19, impacte la manière dont vous devez travailler ainsi que vos employés : où ? quand ? comment ? C’est pourquoi il est primordial d’être certain que tous les membres de votre équipe sont prêts à travailler depuis chez eux en sérénité.

Pour être prêt et faciliter les choses :

• Faites la liste des emplois, des tâches qui peuvent ou ne peuvent pas être réalisés, même partiellement, sans une présence physique sur le lieu de travail

• Réalisez un inventaire des moyens mis à disposition par votre entreprise pour faciliter le télé travail (Jabra, webcam, casque, galet 4G etc..)

• Assurez vous que vos employés sont à l’aise pour utiliser les logiciels et le matériel nécessaires

• Communiquez sur le fait qu’il sera acceptable d’adapter le niveau de formalisme : il y aura des bruits d’enfants (voire des petites têtes blondes ou brunes) puisque les écoles sont fermées, des décors « domestiques » moins professionnelles, des connexions approximatives.

• Indiquez les tutoriels sur internet nécessaires pour utiliser Webex, Skype, Zoom et autres.

• Reconsidérez si besoin les protocoles d’accès avec une mentalité de gestion du risque entre la sécurité informatique vs. Donner accès en remote.

•  Sachez « alléger » les procédures de sécurité si cela est possible. Il y a ici une gestion de risque

Très important également, mettez rapidement en place un protocole de travail clair et précis. Il devra inclure :

• Les coordonnées de chacun

• Les canaux de communication que vous allez utiliser

• La marche à suivre pour répondre aux clients

• Les moyens et temps de rencontre et de coordination de votre équipe

En parallèle de la mise en place de votre protocole, réfléchissez à la manière dont vous allez pouvoir améliorer constamment l’efficacité du travail à distance pour votre équipe en leur demandant ce qui fonctionne ou non et pourquoi.

Ce conseil est adapté de “What’s Your Company’s Emergency Remote-Work Plan?,” de Cali Williams Yost.

Prenez soin de vous !

Diane.

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Les bonnes pratiques de la vidéo-conférence

Forcément, la crise du coronavirus n'est pas réjouissante, mais si l’on doit y voir un bon côté, c’est que vous allez devoir utiliser les outils de réunions virtuelles qui sont disponibles dans votre société.

Plusieurs conseils pour avoir des réunions virtuelles de qualité :

·       Côté équipement :

o  Prenez 15' pour bien maitriser l'outil : WebEx, Skype, Zoom… ils ont tous des tutoriels sur internet. Essayez de vous connecter avant le jour J et évitez de créer des vidéos conférences avec code d'accès. En deux mots : faites simple !!

o  Webcam : utilisez la vidéo de votre ordinateur ou équipez-vous d'une webcam (toujours simple à installer). Positionnez votre webcam pour ne pas être en contre jour…. Rien de plus agaçant que le look « invité mystère ». 

o  Son : Misez sur des écouteurs avec micro et demandez aux participants d’éviter d’être sur « mute », sauf si la personne est dans une zone bruyante. Cela permet à chacun d’être plus spontané comme on le serait dans une réunion normale.

·       Côté comportement:

o  Regardez la caméra quand vous parlez ou a minima positionnez la pour qu'elle soit à hauteur des yeux autant que possible. Si elle est trop basse, vous pouvez apparaître comme condescendant.

o  Ecoutez et évitez de couper la parole. Quand quelqu'un n'est pas audible ou a du bruit de fond, dites-lui proactivement. Vous lui rendez service.

o  Eviter toutes tentations de Multitasking : éteignez votre portable, utilisez le plein écran et demandez aux participants d’en faire autant. Sachez que cela se voit quand quelqu’un lit un email à l’écran pendant le call (mouvement des pupilles). Personne n’est dupe.

o  Partagez les documents durant la vidéo-conférence autant que possible, faites la prise de note en mode partagé et utilisez toutes les fonctions dédiées de votre solution de conférence virtuelle (pointeur, chatbox).

·       Cote animation:

o  Envoyez l’ordre du jour et les documents en amont. Comme pour toutes réunions… mais là, c’est encore plus important.

o  Acceptez que cela ne soit pas aussi parfait qu’une réunion présentielle le serait… Les problèmes de connexion ou de son arrivent. C’est normal. Ayez des plans B, si l'image ne passe pas pour certains en envoyant le document de présentation par email et en demandant à la personne de se joindre par téléphone seulement. En ce cas, nommez bien les pages du document que vous consultez.

o  Planifiez toujours 5 à 7 minutes pour donner le temps à tout le monde de se connecter, de discuter informellement, et de prendre la température du groupe. Ce n'est pas parce que vous êtes en virtuel que vous ne pouvez pas demander des nouvelles des vacances de vos co-équipiers. Vidéo-conférence, ne rime pas avec morose. Partagez tous un café en même temps. Ou faites choisir une musique de lancement par un des participants. A vous d’innover pour créer de la « chaleur » dans éloignement !

o  Votre rôle d’animateur est clef. Impliquez les participants beaucoup plus que vous ne le feriez dans une réunion normale. Posez-leur des questions, faites-les participer au maximum…. Surtout les personnes un peu plus discrètes.

o  Faites tourner les rôles de prise de notes, « time keeper » et animation.

N’hésitez pas à m’envoyer vos « bonnes pratiques » dans le domaine.

Virtuellement votre !

Diane

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Utiliser la curiosité pour rompre avec nos mauvaises habitudes

Pourquoi rompre avec une mauvaise habitude est-il si difficile ? Surement car une habitude est composée de trois éléments : un déclencheur (le stress par exemple), un comportement (naviguer sur Internet…) et une récompense (sentiment de satisfaction).  A chaque fois que nous renforçons ce sentiment de récompense, nous sommes susceptibles de reproduire ce type de comportement. La clé pour sortir de ce cycle est de prendre pleinement conscience de ce sentiment qui vient renforcer notre comportement.

Pour commencer, identifiez les déclencheurs. Par exemple, si votre mauvaise habitude est la procrastination, il est important d’identifier les circonstances dans lesquelles vous vous trouvez lorsque vous repoussez à plus tard ce que vous devriez faire. Avez-vous un gros projet que vous essayiez d’éviter ? Avez-vous trop de choses à gérer en même temps ? Ensuite, cherchez à identifier le type de comportement que vous mettez en place lorsque vous procrastinez. Choisissez-vous de passer du temps sur les réseaux sociaux plutôt que de travailler ? Acceptez-vous une nouvelle tâche conséquente pour éviter d’avoir à faire de que vous devriez ?

L’étape suivante consiste à relier clairement action et résultat. Demandez-vous par exemple ce que vous retirez d’heures passées sur Internet à regarder des photos de chiots ?  Est-ce réellement satisfaisant alors que cela ne vous a pas aidé à accomplir votre travail ?

Enfin, remplacez la récompense par la curiosité ! Être curieux vous aidera à identifier ce que vous ressentez – ennui, distraction – sans agir à partir de cela.

Puisque la saison est aux conseils et aux bonnes intentions, nous vous conseillons deux ouvrages qui pourront enrichir ce conseil et vous aider à abandonner vos mauvaises habitudes :

• Les habitudes émotionnelles - Akash Karia (2016)

• Le petit livre des grands changements, comment vous défaire d’une habitude sans recourir à la volonté - Amy Johnson (2016)

Bonne lecture à tous !