Le conseil management Excilience
Les bonnes pratiques de la vidéo-conférence
Forcément, la crise du coronavirus n'est pas réjouissante, mais si l’on doit y voir un bon côté, c’est que vous allez devoir utiliser les outils de réunions virtuelles qui sont disponibles dans votre société.
Plusieurs conseils pour avoir des réunions virtuelles de qualité :
· Côté équipement :
o Prenez 15' pour bien maitriser l'outil : WebEx, Skype, Zoom… ils ont tous des tutoriels sur internet. Essayez de vous connecter avant le jour J et évitez de créer des vidéos conférences avec code d'accès. En deux mots : faites simple !!
o Webcam : utilisez la vidéo de votre ordinateur ou équipez-vous d'une webcam (toujours simple à installer). Positionnez votre webcam pour ne pas être en contre jour…. Rien de plus agaçant que le look « invité mystère ».
o Son : Misez sur des écouteurs avec micro et demandez aux participants d’éviter d’être sur « mute », sauf si la personne est dans une zone bruyante. Cela permet à chacun d’être plus spontané comme on le serait dans une réunion normale.
· Côté comportement:
o Regardez la caméra quand vous parlez ou a minima positionnez la pour qu'elle soit à hauteur des yeux autant que possible. Si elle est trop basse, vous pouvez apparaître comme condescendant.
o Ecoutez et évitez de couper la parole. Quand quelqu'un n'est pas audible ou a du bruit de fond, dites-lui proactivement. Vous lui rendez service.
o Eviter toutes tentations de Multitasking : éteignez votre portable, utilisez le plein écran et demandez aux participants d’en faire autant. Sachez que cela se voit quand quelqu’un lit un email à l’écran pendant le call (mouvement des pupilles). Personne n’est dupe.
o Partagez les documents durant la vidéo-conférence autant que possible, faites la prise de note en mode partagé et utilisez toutes les fonctions dédiées de votre solution de conférence virtuelle (pointeur, chatbox).
· Cote animation:
o Envoyez l’ordre du jour et les documents en amont. Comme pour toutes réunions… mais là, c’est encore plus important.
o Acceptez que cela ne soit pas aussi parfait qu’une réunion présentielle le serait… Les problèmes de connexion ou de son arrivent. C’est normal. Ayez des plans B, si l'image ne passe pas pour certains en envoyant le document de présentation par email et en demandant à la personne de se joindre par téléphone seulement. En ce cas, nommez bien les pages du document que vous consultez.
o Planifiez toujours 5 à 7 minutes pour donner le temps à tout le monde de se connecter, de discuter informellement, et de prendre la température du groupe. Ce n'est pas parce que vous êtes en virtuel que vous ne pouvez pas demander des nouvelles des vacances de vos co-équipiers. Vidéo-conférence, ne rime pas avec morose. Partagez tous un café en même temps. Ou faites choisir une musique de lancement par un des participants. A vous d’innover pour créer de la « chaleur » dans éloignement !
o Votre rôle d’animateur est clef. Impliquez les participants beaucoup plus que vous ne le feriez dans une réunion normale. Posez-leur des questions, faites-les participer au maximum…. Surtout les personnes un peu plus discrètes.
o Faites tourner les rôles de prise de notes, « time keeper » et animation.
N’hésitez pas à m’envoyer vos « bonnes pratiques » dans le domaine.
Virtuellement votre !
Diane